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メーリングリストの仕組み

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メーリングリストは、電子メールを用いて複数のインターネットユーザーとコミュニケーションをとるツールです。通常、電子メールでは全員のメールアドレスを指定したうえでメールを送信しなければなりません。しかし、メーリングリストの場合、専用のメールアドレスだけに送信すれば、メーリングリストへ登録したユーザー全員へメールを同時に送信できるシステムです。

メーリングリストの仕組み

専用の投函先メールアドレスへ送付すると、メーリングリストのメールサーバー側で自動的にメールを処理し、登録するすべてのユーザーへ送付できるという仕組みになっているのです。受け取ったユーザーが返信した際も同じようにメーリングリストのメールサーバー側で自動的にメールを処理し、登録している全ユーザーに送信出来る仕組みになっています。メーリングリストは、電子メールの同報機能だと考えてもらって問題ありません。通常の電子メールから同時に複数の人に電子メールを送ると、TOやCCに全員の連絡先がついて届いてしまいます。しかし、メーリングリストの仕組みを使うと代表のアドレス(発信者名)しか出ません。全員分のアドレスを入力して送る必要がないので送受信の手間がかからないという点でも、メーリングリストは便利です。

メーリングリストの使い方

通常、メーリングリストへ登録したとき、入会案内が送られてきます。管理人から直接送られてくる場合もあれば、自動的に送付されるように設定している場合もあります。メーリングリストの内容は、登録・退会方法、管理人の連絡先、メーリングリスト内で守るべき事柄が記載されており、メーリングリストで円滑にやりとりするためのマナーがあるのです。メーリングリストの場合、用途に応じた専用のメールアドレスが設定されていることが珍しくありません。その中には、「全員が共通して確認できるメール投稿用のメールアドレス」、「管理者のみに送付できる管理人連絡用のメールアドレス」、「入会・退会処理などの事務手続きに使われる自動処理用のメールアドレス」と、3つのメールアドレスがあります。もし、管理人だけに直接連絡したい時は管理人連絡用のメールアドレスに送信し、メーリングリストから抜けたい時は、自動処理用のメールアドレスに連絡します。用途によって連絡先が変わってきますが、基本は投稿用のアドレスを使えば問題ありません。

メーリングリストの有効活用方法

基本的には、他の人が読んだときに興味を持つような話題が好まれます。堅苦しい内容や一部の人しか理解出来ない話では、ほとんどの人が返信も出来ずスルーされてしまう可能性が高いです。興味といってもメーリングリストのメンバーによって変わってくると思います。例えば、好きなマンガや音楽がテーマであれば、自分で完結するのではなく、次の人へ話題をパスできるように質問するのがよいです。場が盛り上がる会話をすることができれば、メンバーの返信率や話題の参加率も上がり、効果の高いメーリングリストになります。メーリングリストのメールは自己満足ではなく、客観性を持った内容かつ、他の人が返信したくなるような発展性がある内容を心がけるようにしましょう。

メーリングリストの注意点

仕組み上、メーリングリストは自分だけがメールを送受信しているわけではありません。すべての人へメールが送られることを考え、相手を不快にしないような文章を書く想像力が求められています。例えば、メーリングリストの一部の人に知られたくない情報や個人に送れば問題ない情報を送る時は、通常のメールで送る方がリスクマネジメントの意味でも大切です。もし連絡先がわからない場合は、管理人へ連絡するという選択も出来ます。単なる私信を発信するのではなく、大勢とコミュニケーションするためのツールであることを忘れないようにしてください。

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